退職届を郵送・メールで出すとき｜送り方と文例

退職届は直属の上司に手渡しするのが基本ですが、休職中・体調不良・遠方での勤務・在宅勤務などで出社できない場合は、郵送で提出することもできます。このページでは、郵送するときの手順と送付状の文例、メールで提出するときの注意点をまとめました。

要点：送る前に、電話などで上司に退職の意思と郵送することを伝えておきます。郵送は簡易書留など記録が残る方法で送ります。会社が受け取りを拒むなど、提出の証拠を確実に残したいときは、退職の意思を書いた文書を内容証明郵便（配達証明付き）で送ります。

郵送してよい場合

退職の意思を伝えること自体は、口頭でも書面でも有効です。手渡しが原則とされるのはマナーの面が大きく、次のような事情があれば郵送でも問題ありません。

休職中、または体調を崩して出社できない
在宅勤務や遠方の勤務で、上司と直接会う機会がない
上司から「郵送で送ってください」と指示された

ただし、何の連絡もなく突然送りつけると、受け取った側が驚き、トラブルの元になります。送る前に一度、電話かメールで上司に伝えておくのが円満です。

郵送の手順

退職届を書く（書き方・テンプレート）
退職届を三つ折りにして白い封筒（中封筒）に入れ、のりで封をして「〆」を書く
送付状を添えて、一回り大きい封筒（外封筒）に入れる
外封筒の表に会社の住所と宛先、左下に赤字で「退職届在中」（または「親展」）、裏に自分の住所と氏名を書く
簡易書留など、記録が残る方法で送る

封筒の書き方と見本は退職届の封筒の書き方にあります。

送付状の文例

令和●年●月●日

●●株式会社
●●部　●●　●●様

●●部　●●　●●

退職届送付のご案内

拝啓
平素より大変お世話になっております。
先日お電話でご相談いたしました退職の件につきまして、退職届を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
直接お渡しすべきところ、郵送での提出となりましたことをお詫び申し上げます。
在職中は大変お世話になりました。心より御礼申し上げます。

敬具

同封書類　退職届　1通

送り方の選び方

簡易書留：郵便局が引き受けと配達を記録し、受け取った人から受領印か署名をもらいます。通常はこれで十分です。
特定記録：差し出した（引き受けの）記録が残り、郵便受けに配達されます。配達状況はインターネットで確認できますが、受領印や署名はもらいません。
内容証明郵便（配達証明付き）：いつ・どんな内容の文書を送ったかを郵便局が証明します。会社が退職を認めない、受け取りを拒むといった場合に使います。退職の意思を書いた文書そのものを決まった書式で作り（同じものを3通用意し、1通を送って残りは郵便局と自分で保管）、封筒にはその文書だけを入れて送ります。送付状などは同封しません。インターネットで出せる e内容証明もあります。

参考：内容証明（日本郵便）／e内容証明／書留／特定記録

メールで提出してもいいか

会社がメールやチャットでの提出を認めている場合は、メールで送っても構いません。会社の指示がなければ、まずメールで退職の意思と事情を伝え、退職届そのものは郵送するのが無難です。正式な書類として紙を求められることも多いので、メールで送った場合も、原本の郵送が必要かを確認しておきましょう。

件名：退職のご連絡（●●部　●●）

●●部長

お疲れさまです。●●です。
体調不良のため直接お伺いできず、メールでのご連絡となり申し訳ありません。
一身上の都合により、●月●日をもって退職させていただきたく、ご連絡いたしました。
退職届は本日、郵送いたします（PDF も添付いたします）。
引き継ぎや手続きについては、ご指示いただければ対応いたします。
何とぞよろしくお願い申し上げます。